收文管理
    在收文过程中，在收文登记环节，提供确认公文是否需要督办，对需要督办的公文，提供督办登记表的填写。对于在收文登记环节未确认为督办的公文，可以在办文登记(拟办)的环节中进行督办确认，但对在收文环节中已确认为督办的公文，不可以在后续环节进行更改。对于需要进行督办的公文，进行催办、督办管理。
    在办文过程中，现实的做法是由拟办人拿着公文走遍每一个审批环节。而用计算机实现办文时，拟办人可以了解到公文流转每个环节的情况，同时，审批完毕后，公文回到拟办人手中，由拟办人进行打印（这样做的目的是为了在计算机中实现领导的审批、签名，最终将其在纸面上打印出来，而替代领导的手工审批和签名）。
    在实际工作中，最常见的办文过程是从拟办人员到处长，就可以完成公文的办理流程。但对于重要的公文，可能会出现拟办人－处长－秘书长（副秘书长）－副省长－省长－拟办人这样一个很长的处理过程。
    需要说明的是公文流转的流程不是在收文登记时完成的，而是在收文分发的时候完成的。并且，在系统中，应该自动实现公文处理人员的代理机制，即当公文处理人员外勤或出差时，应该在外勤或出差登记后，系统自动实现将公文送到其代理人处。
    收文时，文件存在三种形式：1、纸张形式（此时需要采用扫描的形式使其进入系统）、2、磁盘形式、3、电子邮件形式。因此，在收文登记时，应该实现以上三种形式的来文登记，同时纸张文件的扫描应该直接集成在收文登记的界面中。另外，对于以上三种形式进入系统后的来文，在办文的操作过程中应该可以通过双击鼠标的方式直接浏览其内容，而不需要用户选择操作该文件的应用软件。

催办督办管理
    催办督办仅针对收文进行，发文中不存在催办督办管理。在收文管理中，对于重要和急件，需要进行督办管理。在收文登记和办文登记时，可以进行督办确定和催办日期的填写（见如上描述），催办日期有两个，第一个日期为计算机系统自动催办，第二个日期由经办人进行催办。
    催办、督办功能与收文管理紧密相关，因此在实现时应该充分考虑现有工作中的习惯与二者间的联系。同时在实现时应该充分采用推动式的工作模式。
    登记人或督办人在督办登记表指定催办事项和具体催办时间（系统可根据此时间自动向公文经办人发送催办通知单位）。经办人在接到催办通知后，将文件的当前处理状态反馈给催办人（催办回复单），当经办人在文件办理完成后，也要将办结的消息告知催办人(办结回复单)。而督办人在经办人回复之后，便可以很方便的进行查询。

发文管理
    发文管理实现企业发文工作中的全部业务工作。发文过程中的审核与办文过程中的审核相同。发文过程如下：经办人拟稿后送领导层层审批与会签，完毕后返回经办人，经办人送打字室编号、打印，打印校对后付印，付印后送经办人，经办人送文件至发行科发行并送机要科归档。
    发文过程涉及的表单较少，但是在发文功能中需要解决几个技术问题：1.实现全过程记录、痕迹保留；2.能否采用统一的文件编辑格式，同时能够使文件内容满足全文检索的要求；3.可采用手写笔输入、最好将语音输入集成进来。
    文件查询实现对所有收文、发文过程中和历史公文的查询。公文查询应能够按人、日期、标题、关键字、主题词、经办部门、经办人、文号、收文日期、发文日期,等进行查询。
    权限控制的问题。
    收文运转表，办文清单，办完情况统计表，未办完情况统计，完成情况统计表、退文情况统计表。
    收发文批复处理过程中涉及到的表格：（发文稿纸，发文参考表，收文登记表，收文呈批表，公文处理表，领导批示回报表，公文退文表）在任何一个环节都可以打印。
    自动归档：在企业V3.0版中增加了收、发文自动归档功能，从收或发文开始到结束，过程完成后自动归到档案管理的新功能。