随着信息技术的普及，越来越多的企事业单位开始尝试使用电子文档代替传统的纸张，分类存储各种文件及其专业技术资料。而本系统中的公用文档正是顺应了这一需求。有新增权限的人可添加文件夹或文件并进行相应的管理。由下图可知，我们不但可以了解到所建文档的名称、类型、基本内容、建档人及建档日期等，同时还能对被管理文档提供全文检索功能。

    它适用于部门比较多、下属单位比较多而且需要进行文件交流共享的情况。因为我们设计的公用文档的权限设置非常灵活、保密性强，公用文档的管理员可以授权给机构、部门、个人、角色；但如果个人文件夹没经所有人的授权，任何人都无法进入文件夹和看到内容，甚至根本无法得知该文件或文件夹的存在，最大限度保证了文件、资料的安全性；而且公用文档做了人性化处理，如果没有原创立人同意任何人都无法对文件夹进行改动和删除（包括系统管理员）。

    文件管理：文件管理子系统为单位内的各种电子文件提供了集中、统一、安全的管理功能。使用文件管理子系统，员工可以在任何时候、任何地点方便、快捷地使用在工作中需要用到的各种文件以及技术资料，减少了以往繁琐的文件保存及查找工作；同时提供方便灵活的权限设定方法，可按文件夹、文件设定访问权限，确保文件信息的安全。

    文件搜索：提供方便灵活的全文文件检索功能，可以按所有者、文件名、关键字等进行全文和文件检索。
回收站：用来存放被删除的文件及文件夹，主要防止有时误删除造成的损失。用户误删除的文档都可以在回收站中找到并还原，但在回收站中的文件和文件夹如被再次删除的话，文件将被永久删除。